Sistem Informasi Manajemen (SIM)
Peranan Eksekutif Dalam Mengarahkan Perusahaan Melalui
Persaingan Dalam Perencanaan Jangka Panjang
NAMA : Try Oktavia
NPM : 48211615
TUGAS : Tugas 2
KELAS : 3DA01
UNIVERSITAS GUNADARMA
Pendahuluan
Dalam
usahanya menuju perusahaan yang kuat, para pengambilan keputusan (Chief
Executif Officer) didalam perusahaan diwajibkan untuk merubah cara berfikir
hanya untuk mencari keuntungan semata, saat ini mereka harus berfikir secara
strategik karena seperti dikatakan oleh jendral Karl von Clausewitz pada tahun
1831 dalam bukunya “On War”, bahwa bisnis adalah sebuah peperangan.
Berfikir
strategi juga sangat diperlukan untuk mengatasi masalah-masalah strategik yang
timbul seiring dengan berkembangnya perusahaan/organisasi untuk berfikir
stategik perlu adanya peranan eksekutif dalam mengarahkan perusahaan melalui
persaingan dalam perencanaan jangka panjang. Karakteristik dari masalah
strategi di antaranya: berorientasi pada masa depan, biasanya berhubungan
dengan unit bisnis yang sangat komplek, memerlukan perhatian dari manajemen
puncak, akan mempengaruhi kemakmuran jangka panjang dari perusahaan, melibatkan
pengalokasian sejumlah besar sumber-sumber daya perusahaan.
Pembahasan
Eksekutif
adalah salah satu cabang pemerintahan
yang memiliki kekuasaan dan bertanggungjawab untuk menerapkan hukum.
Figur paling senior dalam sebuah cabang eksekutif disebut kepala pemerintahan.
Eksekutif dapat merujuk kepada administrasi, dalam sistem presidensiil,
atau sebagai pemerintah, dalam sistem parlementer
Tugas
para eksekutif dan pemilik perusahaan dalam menjalankan bisnisnya agar lebih
baik ke depannya adalah :
- Mengelola SDM, dimana seorang pebisnis dapat menyelesaikan segala sesuatu melalui orang lain atau bagaimana mempengaruhi orang lain ( SDM ) agar dapat melaksanakan apa yang diperintahkan.
- Membuat keputusan tentang sumber daya dan operasi, bagaimana mengelola sumber daya-sumber daya ekonomi dan mengelolanya menjadi lebih baik, dan pertimbangan dengan kebijakan eksternal seperti aturan-aturan dari Pemerintah.
- Mengelola keuangan dan pelaporannya, dimana setiap aktifitas pemasukan atau pengeluaran, serta harta serta hutang dan modal, dibuat pelaporannya agar semuanya dapat termonitor dengan baik, sehingga dapat di ketahui kerugian atau keuntungan suatu bisnis.
- Pengelolaan penjualan dan pemasaran,dimana kita ketahui penjualan dan pemasaran produk merupakan urat nadi dalam perusahaan atau bisnis. Tanpa kesuksesan penjualan atau pemasaran, maka perusahaan tidak akan dapat mencapai tujuannya, yaitu laba.
- Mengarahkan bisnis ke depan, melakukan perencanaan strategis yang merupakan piranti utama untuk pengelolaan aspek-aspek jangka panjang dalam bisnis dan cara peningkatan produktifitas, perbaikan kualitas serta pengelolaan informasi.
Perencanaan
Strategi Perusahaan
Perencanaan strategis adalah proses
yang dilakukan suatu organisasi untuk menentukan strategi atau arahan, serta
mengambil keputusan untuk mengalokasikan sumber dayanya (termasuk modal dan
sumber daya manusia) untuk mencapai strategi ini. Berbagai teknik analisis
bisnis dapat digunakan dalam proses ini, termasuk analisis SWOT (Strengths,
Weaknesses, Opportunities, Threats), PEST (Political, Economic, Social,
Technological), atau STEER (Socio-cultural, Technological, Economic, Ecological,
Regulatory).
Tahap
Perkembangan Konsep
Tahap 1
Anggaran dan pengawasan keuangan.
Tahap ini menggunakan anggaran sebagai alat perencanaan dan pengendalian.
Tindakan manajerial didasarkan pada proyeksi jangka pendek dan berorientasi
pada fungsi bisnis, dengan asumsi lingkungan stabil.
Tahap 2
Perencanaan jangka panjang.
Tahap 3
Perencanaan strategi bisnis.
Perhatian manajemen beralih dari fungsi internal perusahaan (fungsi produksi)
ke lingkungan eksternal perusahaan (fungsi pemasaran). Akibatnya berkembang
diversifikasi usaha, ada segmentasi usaha, unit usaha otonom yang disebut
satuan strategis bisnis (strategic business unit, SBU).
Tahap 4
Perencanaan strategis perusahaan.
Ini diperlukan untuk mengurangi konflik internal. Perencanaan strategis yang
terpadu ini bersifat administratif.
Tahap 5
Manajemen strategis. Perencanaan
strategis diintegrasikan bukan hanya dalam sub-sistem administrasi semata,
melainkan pula berbagai sub-sistem dalam proses manajemen lainnya, seperti
struktur organisasi, informasi, SDM yang membentuk budaya perusahaan secara
menyeluruh. Penyatuan berbagai subsistem infrastruktur manajerial dan
pembentukan budaya perusahaan inilah yang disusun, dikembangkan dan diarahkan
dalam manajemen strategis.
Manfaat
Dan Peranan Rencana Strategis
- Menentukan batasan usaha/bisnis. Memilih fokus bidang usaha yang akan dikembangkan yang didasarkan pada semua lapisan manajemen.
- Memberikan arah perusahaan. Menentuan batasan usaha dan arah perusahaan merupakan dua sisi dari satu mata uang yang sama yang mendasari atau dihasilkan. Kedua hal itu merupakan dasar penyusunan prioritas tindakan dan kebijakan perusahaan dalam menghadapi perubahan lingkungan.
- Mengarahkan dan membentuk kultur perusahaan. Rencana strategis menunjang pengarahan dan pembentukan budaya perusahaan lewat proses interaksi, tawar-menawar, atau komunikasi timbal-balik.
- Menjaga kebijakan yang taat asas dan sesuai.
- Menjaga fleksibilitas dan stabilitas operasi.
- Memudahkan penyusunan rencana kegiatan dan anggaran tahunan.
Manajemen
Strategis, Kebijakan Bisnis, Dan Perencanaan Strategis
Menurut Wheelen dan Hunger (1987)
manajemen strategis adalah himpunan dari putusan dan tindakan manajerial yang
menentukan performansi badan usaha dalam jangka panjang. MS mencakup perumusan,
implementasi, dan evaluasi atau pengendalian strategi. Dengan demikian, studi
mengenai manajemen strategi menitikberatkan pada kegiatan untuk memantau dan
mengevaluasi peluang dan kendala lingkungan, di samping kekuatan dan kelemahan
perusahaan. Dalam hal ini, perencanaan strategis merupakan bagian dari MS,
karena tidak mencakup implementasi, evaluasi, dan pengendalian strategi,
melainkan hanya mencakup perumusan strategi.
Di pihak lain, kebijakan bisnis
merupakan studi yang sifatnya integratif dan komprehensif karena lebih
cenderung melihat ke dalam perusahaan, dengan menitikberatkan pada masalah
efisiensi atas utilitas sumber daya yang dimiliki perusahaan. Dengan demikian,
kebijakan bisnis memfokuskan pada perumusan pedoman umum yang memungkinkan
pencapaian yang lebih baik atas misi dan tujuan perusahaan. Jadi, dalam
manajemen strategis tercakup juga kebijakan bisnis, tetapi dengan penekanan
yang lebih besar pada aspek lingkungan dan strategi.
Evolusi
Dari Manajemen Strategi
Menurut Gluck, Kaufman dan Walleck
(1982), ada empat fase evolusi manajemen strategis:
Tahap I
Basic Financial Planning:
mengupayakan pengendalian operasional dan manajerial yang baik dengan
menggunakan anggaran sebagai instrumennya.
Tahap II
Forecast-based planning:
mengupayakan sistem perencanaan yang lebih efektif untuk mencapai pertumbuhan
perusahaan, dengan memperkirakan keadaan masa depan untuk waktu yang lebih
lama.
Tahap III
Externally oriented planning:
mengupayakan peningkatan kepekaan terhadap pasar dan persaingan dengan cara
mencoba untuk berpikir strategis.
Tahap IV
Strategic management: mengupayakan
untuk mengatur semua sumberdaya yang ada untuk mengembangkan daya saing dan
membantuk menciptakan masa depan.
Konsep
Manajemen Sumber Daya Informasi
Memandang informasi sebagai suatu
sumber daya bukanlah sesuatu yang baru. Yang terjadi pada dekade yang lalu
adalah kesadaran bahwa sumber daya informasi jauh melampaui informasi itu
sendiri. Topik-topik yand didiskusikan pada bab ini membentuk dasar untuk
mengelola semua sumber daya informasi. Manajemen sumber daya informasi
(information resources management), atau IRM, adalah aktivitas yang dijalankan
oleh manajer pada semua tingkatan dalam perusahaan dengan tujuan
mengidentifikasi, memperoleh dan mengelola sumber daya informasi yang
diperlukan untuk memenuhi kebutuhan pemakai.
Elemen-elemen
IRM yang Diperlukan
Walau seorang peakai individu dapat
mempraktekkan IRM, pendekatan paling efektif bagi perusahaan adalah
mengembangkan suatu rencana formal yang harus diikuti setiap orang. Agar suatu
perusahaan dapat mencapai IRM secara penuh, perlu ada satu set kondisi
tertentu. Kondisi-kondisi tersebut meliputi:
- Kesadaran bahwa keunggulan kompetitif dapat dicapai melalui sumber daya informasi yang unggul. Para eksekutif perusahaan dan manajer lain yang terlibat dalam perencanaan strategis memahami bahwa perusahaan dapat mencapai keunggulan atas para pesaingnya dengan mengelola arus informasi.
- Kesadaran bahwa jasa informasi adalah suatu area fungsional utama. Struktur organisasi mencerminkan bahwa jasa informasi sama pentingnya dengan area bisnis utama lain, seperti keuangan dan pemasaran.
- Kesadaran bahwa CIO adalah eksekutif puncak. CIO memberi kontribusi, jika memungkinkan, pada pemecahan masalah yang mempengaruhi seluruh operasi penambahan, bukan hanya operasi jasa informasi. Kesadaran ini paling mudah ditunjukkan dengan menyertakan CIO dalam komite eksekutif.
- Perhatian pada sumber daya informasi perusahaan saat membuat perencanaan strategis. Saat para eksekutif terlibat dalam perencanaan strategis untuk perusahaan mereka memperhatikan sumber daya informasi yang dibutuhakan untuk mencapai tujuan strategis.
- Rencanan strategis formal untuk sumber daya informasi. Terdapat suatu rencanan formal untuk memperoleh dan mengelola sumber daya informasi. Sumber daya itu harus mencakup yang berada pada area pemakai maupun jasa informasi.
- Strategi untuk mendorong dan mengelola end-user computing. Rencana strategis sumber daya informasi membahas cara membuat sumber daya informasi tersedia bagi para pemakai akhir, sambil tetap mempertahaankan pengendalian atas sumber daya tersebu.
Sumber
daya Informasi
Sumberdaya informasi terdiri dari:
perangkat keras komputer, perangkat lunak komputer, para spesialis informasi,
pemakai, fasilitas, database, dan informasi. Perusahaan harus mengelola
sumberdaya tersebut untuk mencapai hasil yang diinginkan. Untuk itu perlu
manajer khusus yang mengelola jasa informasi. Selama ini ada beberapa istilah
yang lazim dikenal. Misalnya CEO (Chief Executive Officer) adalah orang yang
memiliki pengaruh paling kuat dalam operasi perusahaan, dan umumnya memiliki
jabatan direktur utama atau ketua dewan direksi. Beberapa istilah lain adalah
CFO (Chief Financial Officer) dan COO (Chief Operating Officer). Untuk manajer
jasa informasi dikenal istilah CIO (Chief Information Officer) yaitu manajer
jasa informasi yang menyumbangkan keahlian manajerialnya bukan saja untuk
memecahkan masalah yang berkaitan dengan sumberdaya informasi, tetapi juga area
operasi perusahaan lainnya.
Seorang manajer jasa informasi dapat
berperan sebagai chief information officer dengan mengikuti langkah-langkah
berikut:
- Sediakan waktu untuk pelatihan bisnis, selain teknologinya.
- Buat kemitraan dengan unit-unit bisnis dan line management; jangan menunggu hingga diundang.
- Fokuskan pada perbaikan proses dasar bisnis.
- Jelaskan biaya-biaya IS dalam istilah-istilah bisnis.
- Bangun kepercayaan dengan memberikan jasa IS yang dapat diandalkan.
- Jangan bersifat defensive
Mencapai
Keunggulan Kompetitif dengan Teknologi Informasi
Banyak cara untuk mencapai
keunggulan kompetitif, diantaranya: menyediakan barang dan jasa dengan harga
murah, menyediakan barang dan jasa lebih baik daripada pesaing dan memenuhi
kebutuhan khusus suatu segmen pasar tertentu. Pada bidang komputer, “keunggulan
kompetitif” mengacu pada penggunaan informasi untuk mendapatkan “leverage” di
pasaran. Artinya, perusahaan tidak selamanya mengandalkan pada sumberdaya
fisik, tetapi pada sumber daya konseptual yang unggul – data dan informasi yang
dapat digunakan sama baiknya.
Beberapa perusahaan telah
mendapatkan publikasi yang luas karena menggunakan informasi untuk mencapai
keunggulan kompetitif. Diantaranya : American Airlines dengan sistem pemesanan
penerbangan “Sabre”; American Hospital Supply dengan jaringan EDI (Electronic
Data Interchange); dan Mc Kesson Drug dengan sistem distribusinya yang disebut
Economost.
Ada 3 pokok penting mengenai 3
contoh keunggulan kompetitif di atas :
- Tidak satupun perusahaan di atas yang puas hanya mengandalkan sumberdaya fisik untuk menjadi pesaing yang tangguh.
- Tidak ada aplikasi komputer inovatif yang memberikan keunggulan kompetitif bagi perusahaan secara terus menerus.
- Ketiga perusahaan tersebut memusatkan sumberdaya informasi mereka pada para pelanggannya.
Sistem
Informasi didalam Organisasi
Sistem informasi akuntansi (SIA)
adalah merupakan suatu aplikasi yang dapat membantu pengolahan data dengan
volume yang tinggi, meliputi empat tugas utama, yaitu: pengumpulan data,
manipulasi data, penyimpanan data dan penyimpanan dokumen. Informasi digunakan
oleh pemakai di dalam maupun luar organisasi.
Sistem yang khusus memenuhi
kebutuhan informasi bagi intern organisasi adalah Sistem Informasi Manajemen
(SIM). Informasi yang dihasilkan SIM tidak berkewajiban untuk menyediakan
informasi bagi lingkungan. Sistem informasi yang diterapkan pada sub-sistem
organisasi yang melakukan aktivitas berdasarkan fungsionalnya disebut Sistem
Informasi Fungsional. Terdapat empat sistem informasi fungsional ini, yaitu
Sistem Informasi Pemasaran, Sistem Informasi Manufaktur, Sistem Informasi
Keuangan, dan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia. Di atas sistem-sistem
infomasi tersebut terdapat suatu sistem yang disebut Sistem Informasi
Eksekutif.
Perencanaan
Strategis
Perencanaan jangka panjang juga
dikenal sebagai perencanaan strategis karena mengidentifikasi tujuan-tujuan
yang akan memberikan perusahaan yang paling menguntungkan dalam lingkungannya,
serta menentukan strategi untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut.
Setelah rencana strategis
ditetapkan, tiap area fungsional bertanggung jawab untuk mengembangkan rencana
strategis mereka sendiri. Rencana-rencana fungsional merinci bagaimana
area-area tersebut akan mendukung perusahaan saat perusahaan bekerja menuju
tujuan strategisnya
Integrasi
Sistem Informasi
Pengintegrasian sistem informasi
merupakan salah satu konsep kunci dari sistem Informasi Manajemen. Berbagi
sistem dapat saling berhubungan satu dengan yang lain dengan berbagai cara yang
sesuai dengan keperluannya. Aliran informasi diantara sistem sangat bermanfaat
bila data dalam file suatu sistem diperlukan juga oleh sistem yang lainnya,
atau output suatu sistem menjadi input bagi sistem lainnya. Secara manual juga
dapat dicapai suatu integrasi tertentu, misalnya data dari satu bagian dibawa
kebagian lain, dan oleh petugas administrasi data tersebut digabung dengan data
dari sistem yang lain. Jadi kalau secara manual maka derajat integrasinya
menjadi tinggi.
Keuntungan utama dari integrasi
sistem informasi adalah membaiknya arus informasi dalam sebuah organisasi.
Suatu pelaporan biasanya memang memerlukan waktu, namun demikian akan semakin
banyak informasi yang relevan dalam kegiatan manajerial yang dapat diperoleh
bila diperlukan. Keuntungan ini merupakan alasan yang kuat untuk mengutamakan
(mengunggulkan) sistem informsi terintegrasi karena tujuan utama dari sistem
informasi adalah memberikan informasi yang benar pada saat yang tepat.
Keuntungan lain dari pengintegrasian
sistem adalah sifatnya yang mendorong manajer untuk membagikan
(mengkomunikasikan) informasi yang dihasilkan oleh departemen (bagian) nya agar
secara rutin mengalir ke system lain yang memerlukannya. Informasi ini kemudian
digunakan lebih luas untuk membantu organisasi.
Kesimpulan
Manfaat
Dan Peranan Rencana Strategis
- Menentukan batasan usaha/bisnis. Memilih fokus bidang usaha yang akan dikembangkan yang didasarkan pada semua lapisan manajemen.
- Memberikan arah perusahaan. Menentuan batasan usaha dan arah perusahaan merupakan dua sisi dari satu mata uang yang sama yang mendasari atau dihasilkan. Kedua hal itu merupakan dasar penyusunan prioritas tindakan dan kebijakan perusahaan dalam menghadapi perubahan lingkungan.
- Mengarahkan dan membentuk kultur perusahaan. Rencana strategis menunjang pengarahan dan pembentukan budaya perusahaan lewat proses interaksi, tawar-menawar, atau komunikasi timbal-balik.
- Menjaga kebijakan yang taat asas dan sesuai.
- Menjaga fleksibilitas dan stabilitas operasi.
- Memudahkan penyusunan rencana kegiatan dan anggaran tahunan.
Daftar pusaka
Tidak ada komentar:
Posting Komentar