Peranan Manajer dalam Pengelolaan Manajemen Informasi

Sistem Informasi Manajemen (SIM)

Peranan Manajer dalam Pengelolaan Manajemen Informasi 

NAMA      : Try Oktavia

NPM          : 48211615

TUGAS     : Tugas 1

KELAS      : 3DA01

UNIVERSITAS GUNADARMA

Pendahuluan

Pada awalnya, pemakai output komputer pada perusahaan adalah pegawai administrasi di bagian akuntansi, yang komputernya melaksanakan aplikasi seperti pembayaran gaji pegawai, pengelolaan persedian (inventory control), dan penagihan. Empat jenis sumber daya yang pertama merupakan sumber daya fisik karenamemiliki wujud, sedangkan informasi adalah sumber daya konseptual. Para manajer menggunakan sumber daya konseptual untuk mengelola sumber daya fisik agar dapat digunakan dengan cara yang paling efektif.Manajer memastikan bahwa data mentah akan diproses secara optimal agar diperoleh informasi yang berguna. Manajer memastikan orang yang layak dalamorganisasi menerima informasi dalam bentuk yang tepat dan saat yang tepat agar dapat dimanfaatkan, kemudian manajer mengganti informasi yang tidak berguna danmenggantikannya dengan informasi yang baru dan akurat.

Pembahasan

Ketika perusahaan-perusahaan menjangkau konsep SIM, mereka mulai mengembangkan berbagai aplikasi yang secara khusus diarahkan untuk mendukung manajer. Namun, bukan hanya manajemen yang memperoleh manfaat dari penerapan SIM. Non-manajer dan staf ahli juga menggunakan outputnya. Selain itu juga dimanfaatkan oleh para pemakai yang berada di luar perusahaan, yaitu para pelanggan akan menerima faktur dan laporan transaksinya, para pemegang saham akan menerima cek deviden, dan pemerintah akan menerima laporan

pajak. Dengan demikian secara ringkas para pengguna dan pelaku sistem informasi meliputi :

·         Manajer

·         Non-manajer

·         Orang dan unit organisasi yang ada dalam organisasi dan lingkungannya.

Manajer adalah seorang yang memiliki tanggung jawab seluruh bagian pada suatu perusahaan atau organisasi. Manajer memimpin beberapa unit bidang fungsi pekerjaan yang mengepalai beberapa. Pada perusahaan yang berskala kecil mungkin cukup diperlukan satu orang manajer umum, sedangkan pada perusahaan atau organisasi yang berkaliber besar biasanya memiliki beberapa orang manajer umum yang bertanggung-jawab pada area tugas yang berbeda-beda.

Tingkatan manajer

Semua manajer melaksanakan fungsi-fungsi yang sama dan memainkan peran yang sama. Adapun fungsi-fungsi manajemen yang dilakukan oleh Henry Fayoll yang merupakan seorang ahli teori manajemen perancis antara lain:

1.      Perencanaan (Planning ) yaitu bagian-bagian yang akan membuat suatu rencana yang akan dilakukan.

2.      Penataan atau pengorganisasian (Organizing) adalah bagian pelaksana untuk mencapai rencana tersebut.

3.      Penyusunan Staf (Staffing) yaitu organisasi dengan sumber daya yang diperlukan.

4.      Pengarahan (Directing) yaitu bagian yang mengarahkan untuk melakukan rencana tersebut.

5.      Pengawasan (Controlling) yaitu bagian yang mengawasi, mengendalikan, dan menjaga agar organisasi beroperasi secara optimal.

Pada organisasi berstruktur tradisional, manajer sering dikelompokan menjadi manajer puncak, manajer tingkat menengah, dan manajer lini pertama (biasanya digambarkan dengan bentuk piramida, di mana jumlah karyawan lebih besar di bagian bawah daripada di puncak). Berikut ini adalah tingkatan manajer mulai dari bawah ke atas:

1.      Manejemen lini pertama (first-line management), dikenal pula dengan istilah manajemen operasional, merupakan manajemen tingkatan paling rendah yang bertugas memimpin dan mengawasi karyawan non-manajerial yang terlibat dalam proses produksi. Mereka sering disebut penyelia (supervisor), manajer shift, manajer area, manajer kantor, manajer departemen, atau mandor (foreman).

2.      Manajemen tingkat menengah (middle management), mencakup semua manajemen yang berada di antara manajer lini pertama dan manajemen puncak dan bertugas sebagai penghubung antara keduanya. Jabatan yang termasuk manajer menengah di antaranya kepala bagian, pemimpin proyek, manajer pabrik, atau manajer divisi.

3.      Manajemen puncak (top management), dikenal pula dengan istilah executive officer. Bertugas merencanakan kegiatan dan strategi perusahaan secara umum dan mengarahkan jalannya perusahaan. Contoh top manajemen adalah CEO (Chief Executive Officer), CIO (Chief Information Officer), dan CFO (Chief Financial Officer).

Keahlian Manajemen

Tidak semua orang bisa menjadi seorang manajer. Beberapa keterampilan, atau kemampuan untuk menerjemahkan pengetahuan ke dalam tindakan yang menghasilkan kinerja yang diinginkan, diperlukan untuk membantu karyawan lain menjadi lebih produktif.

Seorang manajer yang berhasil banyak memiliki keahlian, tetapi ada dua yang mendasar yaitu komunikasi dan pemecahan masalah.

Keahlian komunikasi
Tidak semua orang bisa menjadi seorang manajer. Beberapa keterampilan, atau kemampuan untuk menerjemahkan pengetahuan ke dalam tindakan yang menghasilkan kinerja yang diinginkan, diperlukan untuk membantu karyawan lain menjadi lebih produktif. Keterampilan ini jatuh di bawah kategori berikut: Manajer menerima dan mengirimkan informasi dalam bentuk lisan dan tertulis. Komunikasi tertulis meliputi laporan, surat, memo, e-mail dan terbitan berkala. Komunikasi lisan terjadi saat rapat, menggunakan telpon,voice mail,meninjau fasilitas, makan bisnis, dan kunjungan sosial.

Keterampilan lain yang dibutuhkan oleh manajer

1.      Teknis

Skill ini membutuhkan kemampuan untuk menggunakan kemampuan khusus atau keahlian untuk melakukan tugas-tugas tertentu. Akuntan, insinyur, peneliti pasar, dan ilmuwan komputer, sebagai contoh, memiliki keterampilan teknis. Manajer memperoleh keterampilan ini awalnya melalui pendidikan formal dan kemudian mengembangkan mereka melalui pelatihan dan pengalaman kerja. Keterampilan teknis yang paling penting di tingkat bawah manajemen. 

2.      Manusia

Keterampilan ini menunjukkan kemampuan untuk bekerja dengan baik dalam kerjasama dengan orang lain. Keterampilan manusia muncul di tempat kerja sebagai semangat kepercayaan, semangat, dan keterlibatan tulus dalam hubungan interpersonal. Seorang manajer dengan keterampilan manusia yang baik memiliki tingkat tinggi kesadaran diri dan kemampuan untuk memahami atau berempati dengan perasaan orang lain. Beberapa manajer secara alami lahir dengan keterampilan manusia yang besar, sementara yang lain meningkatkan keterampilan mereka melalui kelas atau pengalaman. Tidak peduli seberapa keterampilan manusia yang diperoleh, mereka penting bagi semua manajer karena sifat yang sangat interpersonal pekerjaan manajerial.

3.      Konseptual

Keterampilan ini panggilan untuk kemampuan untuk berpikir analitis. Keterampilan analitis memungkinkan para manajer untuk memecah masalah menjadi bagian-bagian yang lebih kecil, untuk melihat hubungan antara bagian-bagian, dan untuk mengenali implikasi dari masalah satu untuk orang lain. Sebagai manajer memikul tanggung jawab yang semakin tinggi dalam organisasi, mereka harus berurusan dengan masalah ambigu lebih yang memiliki konsekuensi jangka panjang. Sekali lagi, manajer dapat memperoleh keterampilan ini awalnya melalui pendidikan formal dan kemudian mengembangkan mereka dengan pelatihan dan pengalaman kerja. Semakin tinggi tingkat manajemen, keterampilan konseptual menjadi lebih penting.

Meskipun ketiga kategori mengandung keterampilan yang penting bagi manajer, kepentingan relatif mereka cenderung bervariasi dengan tingkat tanggung jawab manajerial.
Bisnis dan manajemen pendidik semakin tertarik dalam membantu orang memperoleh teknis, ketrampilan manusia, dan konseptual, dan mengembangkan kompetensi spesifik, atau keterampilan khusus, yang berkontribusi terhadap kinerja yang tinggi dalam tugas manajemen. Berikut ini adalah beberapa keterampilan dan karakteristik pribadi yang Majelis Amerika Collegiate Sekolah Bisnis (AACSB) mendesak sekolah-sekolah bisnis untuk membantu siswa mereka mengembangkan.

1.      Kepemimpinan

kemampuan untuk mempengaruhi orang lain untuk melakukan tuga.

2.      Self-objektivitas

kemampuan untuk mengevaluasi diri sendiri secara realistis.

3.      Analytic berpikir

kemampuan untuk menafsirkan dan menjelaskan pola dalam informasi.

4.      Perilaku fleksibilitas

kemampuan untuk memodifikasi perilaku pribadi untuk bereaksi obyektif ketimbang subyektif untuk mencapai tujuan organisasi.

5.      Oral komunikasi

Kemampuan untuk mengekspresikan ide-ide secara jelas dalam kata-kata.

6.      Ditulis komunikasi

Kemampuan untuk mengekspresikan ide-ide jelas secara tertuli.

7.      Dampak pribadi

Kemampuan untuk menciptakan kesan yang baik dan menanamkan kepercayaan.

Robert L. Katz pada tahun 1970-an mengemukakan bahwa setiap manajer membutuhkan minimal tiga keterampilan dasar. Ketiga keterampilan tersebut adalah:

1.      Keterampilan konseptual (conceptional skill). Manajer tingkat atas (top manager) harus memiliki keterampilan untuk membuat konsep, ide, dan gagasan demi kemajuanorganisasi. Gagasan atau ide serta konsep tersebut kemudian haruslah dijabarkan menjadi suatu rencana kegiatan untuk mewujudkan gagasan atau konsepnya itu. Proses penjabaran ide menjadi suatu rencana kerja yang kongkret itu biasanya disebut sebagaiproses perencanaan atau planning. Oleh karena itu, keterampilan konsepsional juga meruipakan keterampilan untuk membuat rencana kerja.

2.      Keterampilan berhubungan dengan orang lain (humanity skill). Selain kemampuan konsepsional, manajer juga perlu dilengkapi dengan keterampilan berkomunikasi atau keterampilan berhubungan dengan orang lain, yang disebut juga keterampilan kemanusiaan. Komunikasi yang persuasif harus selalu diciptakan oleh manajer terhadap bawahan yang dipimpinnya. Dengan komunikasi yang persuasif, bersahabat, dan kebapakan akan membuat karyawan merasa dihargai dan kemudian mereka akan bersikap terbuka kepada atasan. Keterampilan berkomunikasi diperlukan, baik pada tingkatan manajemen atas, menengah, maupun bawah.

3.      Keterampilan teknis (technical skill). Keterampilan ini pada umumnya merupakan bekal bagi manajer pada tingkat yang lebih rendah. Keterampilan teknis ini merupakan kemampuan untuk menjalankan suatu pekerjaan tertentu, misalnya menggunakan program komputer, memperbaiki mesin, membuat kursi, akuntansi dan lain-lain.

Selain tiga keterampilan dasar di atas, Ricky W. Griffin menambahkan dua keterampilan dasar yang perlu dimiliki manajer, yaitu:

1.      Keterampilan manajemen waktu

Merupakan keterampilan yang merujuk pada kemampuan seorang manajer untuk menggunakan waktu yang dimilikinya secara bijaksana. Griffin mengajukan contoh kasus Lew Frankfort dari Coach. Pada tahun 2004, sebagai manajer, Frankfort digaji $2.000.000 per tahun. Jika diasumsikan bahwa ia bekerja selama 50 jam per minggu dengan waktu cuti 2 minggu, maka gaji Frankfort setiap jamnya adalah $800 per jam—sekitar $13 per menit. Dari sana dapat kita lihat bahwa setiap menit yang terbuang akan sangat merugikan perusahaan. Kebanyakan manajer, tentu saja, memiliki gaji yang jauh lebih kecil dari Frankfort. Namun demikian, waktu yang mereka miliki tetap merupakan aset berharga, dan menyianyiakannya berarti membuang-buang uang dan mengurangi produktivitas perusahaan.

2.      Keterampilan membuat keputusan

Merupakan kemampuan untuk mendefinisikan masalah dan menentukan cara terbaik dalam memecahkannya. Kemampuan membuat keputusan adalah yang paling utama bagi seorang manajer, terutama bagi kelompok manajer atas (top manager). Griffin mengajukan tiga langkah dalam pembuatan keputusan. Pertama, seorang manajer harus mendefinisikan masalah dan mencari berbagai alternatif yang dapat diambil untuk menyelesaikannya. Kedua, manajer harus mengevaluasi setiap alternatif yang ada dan memilih sebuah alternatif yang dianggap paling baik. Dan terakhir, manajer harus mengimplementasikan alternatif yang telah ia pilih serta mengawasi dan mengevaluasinya agar tetap berada di jalur yang benar.

Kesimpulan

Keterampilan lain yang dibutuhkan Manajer, antara lain:

·         Teknis

Skill ini membutuhkan kemampuan untuk menggunakan kemampuan khusus atau keahlian untuk melakukan tugas-tugas tertentu.

·         Manusia

Keterampilan manusia muncul di tempat kerja sebagai semangat kepercayaan, semangat, dan keterlibatan tulus dalam hubungan interpersonal. Seorang manajer dengan keterampilan manusia yang baik memiliki tingkat tinggi kesadaran diri dan kemampuan untuk memahami atau berempati dengan perasaan orang lain.

·         Konseptual

Keterampilan ini panggilan untuk kemampuan untuk berpikir analitis.

Karakteristik manajer, diantaranya:

·         Kepemimpinan

kemampuan untuk mempengaruhi orang lain untuk melakukan tuga.

·         Self-objektivitas

 kemampuan untuk mengevaluasi diri sendiri secara realistis.

·         Analytic berpikir

kemampuan untuk menafsirkan dan menjelaskan pola dalam informasi.

·         Perilaku fleksibilitas

kemampuan untuk memodifikasi perilaku pribadi untuk bereaksi obyektif ketimbang subyektif untuk mencapai tujuan organisasi.

·         Oral komunikasi

Kemampuan untuk mengekspresikan ide-ide secara jelas dalam kata-kata.

·         Ditulis komunikasi

Kemampuan untuk mengekspresikan ide-ide jelas secara tertulis.

·         Dampak pribadi

            Kemampuan untuk menciptakan kesan yang baik dan menanamkan kepercayaan

Saran

Selama penelitian yang dilakukan oleh peneliti ada beberapa saran yang bisa menjadi masukan yaitu:

1.      Manajer seharusnya bisa mengontrol apa saja yang dilakukan oleh anggota lainnya sehingga dengan begitu manajer secara langsung dapat mengetahui perkembangan yang terjadi dan tidak dilepas begitu saja.

2.       Manajer seharusnya bisa membimbing dan mengarahkan dengan baik sehingga organisasi yang dipimpinnya bisa berkembang dan menjadi lebih baik sesuai yang diharapkan.

3.       Jika salah seorang dalam organisasi melakukan kesalahan maka segera ditindak dan diarahkan untuk tidak melakukannya sampai terulang kembali.

Daftar pusaka

Modul1SIM Universitas Gunadarma

http://iyapjangkrik.blogspot.com/2010/10/peranan-manajer-dalam-pengelolaan.html

http://meikha-sianturi.tripod.com/

http://ml.scribd.com/doc/24723881/Sistem-Informasi-Manajemen

http://rey-reycanzy.blogspot.com/2012/07/a.html